VARYS OS Einsatzplanung für eine Flugschule

Eine Flugschule plant nicht einfach Termine. Sie bringt jede Woche Schüler, Fluglehrer, Flugzeuge und Übungen so zusammen, dass am Ende jede einzelne Stunde auch anrechenbar ist.
Jeder Fluglehrer darf nur bestimmte Ausbildungsphasen unterrichten, nur bestimmte Flugzeugmuster fliegen und nur bestimmte Prüfungsflüge abnehmen. Jedes Flugzeug hat ein Wartungskonto, das irgendwann leer ist. Und jeder Schüler kann nur dann, wenn er auch Zeit hat.
Genau diese Rechenaufgabe löst VARYS OS.
Kunde
Flugschule mit 228 Flugschülern
Jahr
2025
Unsere Rolle
Konzept, Software und Betrieb
Art
Software & Tools
228 Flugschüler in der Verwaltung
103 Übungen in 15 Ausbildungsphasen
10 Flugzeuge und Simulatoren
1 Klick für den ganzen Wochenplan
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Die Ausgangslage

Geplant wurde an einer Tafel, in Excel-Listen und über WhatsApp. Wer wann kann, stand in Nachrichten. Wer was unterrichten darf, wusste man auswendig.
Das funktioniert, solange nichts dazwischenkommt. Kam etwas dazwischen — ein krankgemeldeter Fluglehrer, ein Flugzeug in der Wartung —, musste die halbe Woche neu gedacht werden. Und ein übersehener Berechtigungsfehler bedeutet im schlimmsten Fall, dass eine Ausbildungsstunde nicht angerechnet werden darf und noch einmal geflogen werden muss.

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Was wir gebaut haben

Ein Werkzeug mit zwei Zugängen: einem für die Schüler und einem für die Einsatzplanung.
Die Schüler tragen im Browser ein, wann sie nächste Woche Zeit haben und welche Übungen als Nächstes anstehen — auf dem Handy in zwei Minuten. Die Einsatzplanung sieht daraus einen fertigen Wochenvorschlag, prüft ihn und übernimmt ihn.
Das ganze Regelwerk der Schule steckt dabei nicht im Programmcode, sondern in Einstellungen, die sich ohne uns ändern lassen: Betriebszeiten, Termindauer, Obergrenzen pro Schüler und Tag — und die Gewichtung, nach der der Planer entscheidet.

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Was sich geändert hat

Die Wochenplanung dauert nicht mehr einen Abend, sondern eine Minute. Der Plan ist beim ersten Wurf regelkonform, weil das System gar nicht erst vorschlägt, was nicht erlaubt ist.
Und wenn doch jemand von Hand eingreift, sagt die Prüfung sofort, warum es nicht geht — im Klartext, nicht als Fehlermeldung.

Im Einzelnen

Was das Werkzeug kann

Der Auto-Planer

Erzeugt aus den abgegebenen Verfügbarkeiten, den anstehenden Übungen und dem Regelwerk einen kompletten Wochenvorschlag. Jeder Vorschlag ist ein Vorschlag: Sie sehen ihn, wählen ab, was nicht passt, und übernehmen den Rest.

Prüfung in Echtzeit

Bei jeder Buchung laufen alle Regeln mit: Lehrberechtigung für die Phase, Musterberechtigung, Prüfungsflug-Berechtigung, Einschränkungen einzelner Lehrer, Doppelbelegungen von Lehrer, Flugzeug und Schüler sowie geplante Wartungen.

Gewichtete Entscheidungen

Statt starrer Reihenfolge bewertet der Planer jede Möglichkeit: Spezialisten für große Muster schonen, Arbeit gleichmäßig verteilen, Schüler möglichst beim gewohnten Lehrer lassen, das einfachste passende Flugzeug wählen. Wie stark jeder Punkt zählt, stellt die Schule selbst ein.

Wartungskonto je Flugzeug

Jedes Luftfahrzeug führt seine Reststunden bis zur nächsten Kontrolle mit. Der Planer rechnet die geplanten Flugstunden gegen und weicht rechtzeitig auf ein anderes Flugzeug aus, statt eine Maschine kurz vor der Wartung leerzufliegen.

Schüler-Portal

Ohne Konto, ohne App, ohne Passwort-Zurücksetzen: Nachname eingeben, Verfügbarkeit je Tag antippen, anstehende Übungen auswählen, fertig. Wer nichts abgibt, wird für die Woche auch nicht verplant — das ist die ganze Regel.

Stammdaten ohne Programmierer

Fluglehrer, Flugzeuge, Übungen, Ausbildungsphasen, Schüler und Regeln pflegt die Schule selbst. Wird eine Kennung geändert, ziehen alle bestehenden Einträge automatisch mit um.

Unter der Haube

  • Läuft im Browser — auf dem Rechner im Büro wie auf dem Handy
  • Keine Installation bei den Nutzern, keine App im Store
  • Ohne Datenbankserver, dadurch auf einfacher Technik betreibbar
  • Automatische Sicherung des Datenbestands bei jeder Änderung
  • Läuft im eigenen Netz der Schule — die Daten verlassen das Haus nicht

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